Tại Điều 3 khoản 3 Luật Doanh nghiệp quy định: ”Hồ sơ hợp lệ” là hồ sơ đủ giấy tờ theo quy định của Luật này, có nội dung được khai đúng và đủ theo quy định của pháp luật.

Như vậy, hồ sơ hợp lệ khi thành lập doanh nghiệp trước hết phải có đủ các loại giấy tờ quy định tại Điều 12 NĐ 109/2004/NĐ-CP.

Hồ sơ hợp lệ khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện phải có đủ các giấy tờ quy định tại Điều 14 NĐ 109/2004/NĐ-CP. Hồ sơ hợp lệ khi đăng ký thay đổi trong quá trình hoạt động phải có đủ các giấy tờ quy định tại các Điều 15, 16, 17, 18, 19 và 20 NĐ 109/2004/NĐ-CP.

Nội dung trong các giấy tờ được khai đúng và đủ theo quy định của pháp luật là: đúng mẫu và đủ các mục trong mẫu (nếu có quy định mẫu), đúng họ tên, tuổi trong Giấy chứng minh nhân dân, đúng địa chỉ theo quy định địa danh hành chính, những nội dung đã kê khai trong đơn phải đúng và khớp với nội dung trong Điều lệ.

Điều lệ phải có đủ các nội dung quy định trong Điều 15 Luật Doanh nghiệp và Điều 10 NĐ 03/2000/NĐ-CP và Điều 1(8) NĐ 125/2004/NĐ-CP. Ngoài ra khi soạn Điều lệ cần chú ý làm rõ các nội dung quy định tại Điều 12, 13, 23, 24 NĐ 03/2000/NĐ-CP, không trái với quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Người thành lập doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Ví dụ: Khi người thành lập doanh nghiệp cam kết họ không thuộc diện bị cấm đã quy định tại Điều 9, Điều 10 Luật Doanh nghiệp mà thực tế họ vi phạm, thì cơ quan ĐKKD không chịu trách nhiệm về sự sai phạm này và không bị coi là vi phạm khoản 2 Điều 29 NĐ 109/2004/NĐ-CP “… cấp Giấy chứng nhận ĐKKD cho người không đủ điều kiện…”.