Người thành lập doanh nghiệp phải lập và nộp đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính. Người thành lập doanh nghiệp có thể thuê người khác lập hồ sơ nhưng người thành lập doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Theo Điều 12 NĐ 109/2004/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký kinh doanh gồm:

- Đơn đăng ký kinh doanh phải làm theo mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành.

- Điều lệ công ty phải lập theo quy định tại Điều 15 Luật Doanh nghiệp, Điều 10 NĐ 03/2000/NĐ-CP và Điều 1(8) NĐ 125/2004/NĐ-CP trong trường hợp thành lập công ty.

- Danh sách thành viên công ty, danh sách cổ đông sáng lập được lập theo mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành gồm các nội dung quy định tại Điều 16 Luật Doanh nghiệp, Điều 11 NĐ 03/2000/NĐ-CP và Điều 1(9) NĐ 125/2004/NĐ-CP.

Trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh có những sơ suất, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu sửa chữa hồ sơ đăng ký kinh doanh thì người thành lập doanh nghiệp có nghĩa vụ khai lại với Phòng Đăng ký kinh doanh.

Người thành lập doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký kinh doanh và phải thực hiện nghĩa vụ quy định tại khoản 5 Điều 8 Luật Doanh nghiệp. Cụ thể là:

- Kê khai đúng tên, tuổi, số CMND, địa chỉ nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nơi ở hiện tại; kê khai đúng địa chỉ trụ sở doanh nghiệp theo địa chỉ hành chính.

- Tự đối chiếu, xác định và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc tự xác định bản thân mình không thuộc diện cấm, quy định tại Điều 9, Điều 10 Luật Doanh nghiệp.

- Đánh giá đúng tài sản góp vốn, kê khai đúng số vốn đầu tư, số vốn góp vào công ty.

- Kê khai đúng quy định về ngành, nghề kinh doanh.

- Các điều khoản của Điều lệ phù hợp với các quy định tại Luật Doanh nghiệp, NĐ 03/2000/NĐ-CP, NĐ 125/2004/NĐ-CP và không trái với các quy định của pháp luật hiện hành