Hồ sơ hợp lệ là hồ sơ có đầy đủ giấy tờ theo quy định của Luật Doanh nghiệp, có nội dung được khai đúng và đủ theo quy định của pháp luật. Như vậy.

Hồ sơ hợp lệ khi thành lập doanh nghiệp trước hết phải có đủ số lượng các loại giấy tờ theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 109/2004/NĐ-CP ngày 02 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ lợp lệ khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện phải có đủ các loại giấy tờ theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 109/2004/NĐ-CP.

Hồ sơ hợp lệ khi đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh trong qúa trình hoạt động phải có đủ số lượng các loại giấy tờ quy định tại Điều 15, Điều 16, Điều 17, Điều18, Điều 19 và Điều 20 Nghị định số 109/2004/NĐ-CP.

Nội dung trong các giấy tờ được khai đúng và đủ theo quy định của pháp luật là. đúng mẫu và đủ các mục trong mẫu (nếu có quy định mẫu), đúng họ tên, tuổi trong Chứng minh nhân dân, đúng địa chỉ theo quy định về địa danh hành chính, những nội dung đã khai trong đơn phải đúng và khớp với nội dung trong Điều lệ.

Điều lệ phải có đủ các nội dung quy định tại Điều 15 Luật Doanh nghiệp và Điều 10 Nghị định số 03/2000/NĐ-CP và Điều 10 được sửa đổi bổ sung tại Nghị định số 125/2004/NĐ-CP; đồng thời, không trái với quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký kinh doanh. Người thành lập doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung hồ sơ đăng ký kinh doanh