Tùy từng trường hợp cụ thể, những cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy báo tử được quy định như sau :

 Đối với người chết tại Bệnh viện hoặc chết tại các cơ sở Y tế khác (trạm xá, trạm quân y, trại điều dưỡng …) thì Trưởng khoa hoặc người phụ trách cơ sở y tế đó cấp Giấy báo tử.

 Đối với người chết trên các phương tiện giao thông thì người chỉ huy hoặc người điều khiển phương tiện giao thông phải lập biên bản xác nhận việc chết, có chữ ký xác nhận của ít nhất hai hành khách cùng đi trên phương tiện giao thông đó. Khi đến bến đỗ đầu tiên đối với từng loại phương tiện giao thông, người chỉ huy hoặc người điều khiển phương tiện giao thông bàn giao biên bản xác nhận việc chết cho người phụ trách bến đỗ, người phụ trách bến đỗ có trách nhiệm đến Uy ban nhân dân cấp xã hoặc Công an cơ sở nơi gần nhất để làm thủ tục cấp giấy báo tử.

 Đối với người chết trong thời gian đang làm nghĩa vụ quân sự, thì cấp có thẩm quyền trong quân đội của người đó cấp giấy báo tử.

 Đối với người thường trú một nơi nhưng chết ở một nơi khác ngoài cơ sở y tế, thì Uy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết cấp giấy báo tử.

 Đối với người chết trong trại giam thì Giám thị trại giam cấp giấy báo tử.

 Đối với người bị thi hành án tử hình, thì cơ quan thi hành án tử hình cấp giấy báo tử.

Ngoài giấy báo tử được các cơ quan có thẩm quyền cấp trong những trường hợp kể trên còn có một số trường hợp đặc biệt khác, các giấy tờ do các cơ quan có thẩm quyền được pháp luật quy định cũng có giá trị như Giấy báo tử. Đó là các trường hợp sau đây :

 Người bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì quyết định tuyên bố chết của Tòa án được thay cho giấy báo tử.

 Người chết có nghi vấn hoặc chết do bệnh dịch thì văn bản xác nhận nguyên nhân chết của Công an hoặc ý kiến của cơ quan y tế có thẩm quyền được thay cho giấy báo tử.

Cơ quan đã cấp Giấy báo tử có trách nhiệm gửi Giấy báo tử về Uy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết để làm thủ tục đăng ký khai tử.

Đối với người chết tại nhà ở nơi cư trú thì Uy ban nhân dân cấp xã không phải cấp Giấy báo tử cho thân nhân người chết mà chỉ thực hiện việc đăng ký khai tử.