Khi có người chết, người thân thích của người chết hoặc chủ nhà, người có trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi người đó chết phải đi khai tử.

Người đi khai tử phải nộp Giấy báo tử (nếu có) và xuất trình các giấy tờ sau đây :

 Sổ hộ khẩu gia đình của người chết.

 Chứng minh nhân dân của người đi khai tử.

Trong trường hợp không có đủ các giấy tờ nêu trên, thì phải có giấy tờ hợp lệ thay thế.

Nếu có đủ hồ sơ hợp lệ, thì Chủ tịch Uy ban nhân dân cấp xã ký và cấp ngay cho người đến khai tử một bản chính Giấy chứng tử và Giấy cho phép mai táng, cán bộ hộ tịch tư pháp ghi vào Sổ đăng ký khai tử. Bản sao và số lượng bản sao Giấy chứng tử được cấp theo yêu cầu của người đi khai tử.

Nếu một người cư trú một nơi, nhưng chết ở một nơi khác mà không đủ điều kiện mai táng nơi cư trú thì Uy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết có trách nhiệm cấp Giấy cho phép mai táng.

Đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết không rõ tung tích, nếu không có cơ sở để xác định ngày chết và nơi chết, thì ngày phát hiện ra người đó chết được coi là ngày chết, nơi lập biên bản được coi là nơi chết, nguyên nhân chết được ghi theo văn bản xác định nguyên nhân chết của cơ quan Công an. Những phần khai còn lại trong Giấy chứng tử và trong Sổ đăng ký khai tử được để trống. Phần ghi chú trong Sổ đăng ký khai tử phải ghi rõ “ Người chết không rõ tung tích ” và ghi chính xác địa điểm đã mai táng người chết