Trong trường hợp không có đủ cơ sở để đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc theo quy định của pháp luật thì Uy ban nhân dân cấp tỉnh từ chối đăng ký và giải thích rõ lý do từ chối cho người có đơn xin đăng ký bằng văn bản.

Văn bản từ chối việc đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc không còn hiệu lực khi người có đơn xin đăng ký đã có đủ điều kiện để thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc.

Ví dụ : việc xin thay đổi họ, tên đối với người từ đủ 9 tuổi trở lên bị từ chối vì không có sự đồng ý của người đó. Khi hồ sơ xin đăng ký có sự đồng ý của người từ đủ 9 tuổi trở lên thì lý do để từ chối đăng ký trước đây không còn nữa, nếu việc đăng ký đó không vi phạm các điều kiện khác thì Uy ban nhân dân cấp tỉnh làm thủ tục đăng ký thay đổi họ, tên cho người đó theo thủ tục chung