Người nước ngoài thường trú tại Việt Nam nhận đỡ đầu trẻ em Việt Nam thường trú tại Việt Nam phải làm đơn theo mẫu do Bộ Tư pháp quy định gửi Uy ban nhân dân tỉnh nơi cư trú của trẻ em Việt Nam. Kèm theo đơn phải có các giấy tờ sau đây:

 Bản sao Hộ chiếu hay giấy tờ hợp lệ khác thay thế của người nhận đỡ đầu và bản sao Giấy khai sinh của trẻ em Việt Nam.

 Bản sao giấy chứng nhận thường trú của người nhận đỡ đầu và bản sao hộ khẩu của trẻ em Việt Nam.

 Giấy xác nhận của Uy ban nhân dân xã, phường nơi người nước ngoài thường trú cấp chưa quá 3 tháng xác nhận người đó có tư cách đạo đức tốt và có điều kiện thực tế làm người đỡ đầu theo quy định tại Điều 48 Luật Hôn nhân và Gia đình Việt Nam.

 Giấy xác nhận của cha mẹ hoặc của người đại diện hợp pháp khác của trẻ em đồng ý cho người nước ngoài nhận đỡ đầu trẻ em đó.

Các giấy tờ nói trên được lập thành hai bộ hồ sơ và nộp cho Sở Tư pháp.

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Uy ban nhân dân tỉnh Quyết định công nhận hoặc không công nhận việc đỡ đầu. Nếu cần thẩm tra thêm thì thời hạn kéo dài không quá 15 ngày. Nếu từ chối việc đỡ đầu, Uy ban nhân dân tỉnh phải thông báo cho đương sự bằng văn bản