Nghị định 83/1998/NĐ – CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch có quy định khi đăng ký hộ tịch, đương sự phải nộp và xuất trình một số loại giấy tờ tương ứng với từng loại việc đăng ký hộ

tịch. Để tạo điều kiện thuận lợi cho đương sự cũng như hạn chế các khó khăn, phiền hà cho đương sự khi đăng ký hộ tịch, trong các quy định về thủ tục các loại giấy tờ tương ứng với từng loại việc đăng ký hộ tịch, Nghị định đều cho phép đương sự được sử dụng “ các loại giấy tờ hợp lệ thay thế ” trong trường hợp không có đủ các giấy tờ như quy định. Các giấy tờ hợp lệ thay thế nói trong Nghị định bao gồm các giấy tờ sau đây :

 Xác nhận của người làm chứng về việc sinh hoặc tử thay cho Giấy chứng sinh hoặc Giấy chứng tử.

 Xác nhận của cơ quan Công an cấp cơ sở (xã, phường, thị trấn) về việc đương sự có đăng ký hộ khẩu thường trú, có đăng ký hộ khẩu tạm trú … thay cho sổ hộ khẩu.

 Sổ hộ khẩu có ghi số Chứng minh nhân dân hoặc Giấy hẹn của cơ quan Công an về việc cấp Giấy chứng minh nhân dân thay cho Giấy chứng minh nhân dân.

 Sổ hộ khẩu gia đình hoặc Giấy chứng minh nhân dân có ghi rõ ngày, tháng, năm sinh của đương sự thay cho Giấy khai sinh.

 Riêng đối với việc xin cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc thì bản sao Giấy khai sinh được thay thế cho bản chính Giấy khai sinh của đương sự